Les bons outils et équipements métiers de la télésecrétaire indépendante

La secrétaire indépendante est une professionnelle de l’externalisation administrative qui travaille pour son propre compte. 

Pour maximiser ses chances de réussite et fidéliser sa clientèle, elle a tout intérêt à investir dans la conception de son cadre de travail, veiller à son confort, et se mettre à l’abri de toutes les perturbations extérieures.

Voilà pourquoi, en pratiquant son activité, elle ne doit pas hésiter à s’équiper d’outils ergonomiques et logiciels de travail de pointe pour fournir à ses clients des prestations de qualité et gagner leur confiance. 

Découvrons la sélection d’équipements et d’outils répondant aux premiers besoins d’une télésecrétaire à distance.

Environnement et équipements spécifiques pour une télésecrétaire indépendante

Outre l’aménagement d’un espace bureau confortable, la définition de son mode de financement, son statut juridique et ses stratégies d’action commerciale, la secrétaire indépendante doit penser au choix d’équipements qui lui permettent d’exercer son travail confortablement. Ça fait partie de la bonne organisation !

Pour débuter comme secrétaire indépendante, il faut avoir un lieu propice au travail, loin du bruit de fond des enfants et apprendre à mettre en place une certaine routine de travail pour évoluer et obtenir des résultats concluants. 

Le premier équipement phare à choisir est la chaise de bureau. Elle doit être vivement confortable et réglable avec des accoudoirs et un soutien pour les lombaires. Ensuite, une lampe de bureau qui permet d’ajuster la luminosité, suivant l’état de la personne et le type de tâches à effectuer. 

La souris et le tapis ergonomiques sont à privilégier pour se protéger des problèmes de motricité au niveau du poignet et les douleurs, surtout que la télésecrétaire travaille plusieurs heures par jour, toujours dans la même position.

Les indispensables du télésecrétariat à distance

L’ordinateur portable 

L’acquisition d’un ordinateur portable (PC sous Windows ou Apple, c’est à vous de voir) performant pour une télésecrétaire indépendante est essentielle. Mais ils convient que ce dernier réponde à certaines exigences comme une forte autonomie, une rapidité exemplaire, une bonne résolution et des performances bureautiques infaillibles. En ce qui concerne la taille, c’est une affaire confort personnel. Toutefois, cela dépendra aussi des tâches que vous avez à accomplir !) mais un  minimum de 15.6 pouces est nécessaire. 

Le casque

C’est un pilier de l’assistante administrative. Un casque Bluetooth de qualité spécial télésecrétariat (Senheiser ou Jabra sont les marques « reconnues » et « réputées » dans les métiers du « travail à distance »), doit être doté de l’option réduction de bruit environnant, afin d’effectuer des appels même dans un environnement pas 100% insonorisé.

Quant au choix d’un casque monaural (1 seul écouteur couvrant une oreille) ou binaural (2 écouteurs couvrants les 2 oreilles), cela dépendra de votre environnement de travail et/ou de votre propre facilité à vous « concentrer en immersion » …

L’imprimante

Avoir une imprimante professionnelle performante est aussi un choix crucial pour le télétravail, (Brother Laser ou Canon Laser sont des marques « phares »); et si l’usage est limité, une imprimante classique performante à jet d’encre peut faire l’affaire. 

L’écran de confidentialité 

La secrétaire freelance est soumise à la confidentialité, un point acté dans ses conditions générales de prestations de services. L’écran de confidentialité est surtout utilisé par les personnes ambulantes, qui voyagent beaucoup et qui ont toujours besoin de travailler en ligne, dans un espace ouvert en toute sécurité. 

Autres outils 

Des clés USB de stockage externes, un tampon encreur personnalisable et un kit de retranscription audio figurent aussi parmi les équipements de travail indispensables. 

Les solutions et logiciels utiles pour l’activité de secrétaire indépendante

Au-delà des solutions office incontournables pour une secrétaire indépendante et un anti-virus protégeant ses données et celles des clients de l’hameçonnage et de l’espionnage (Kaspersky, Norton, McAfee et bien d’autres), un outil parfait pour se lancer en permanence téléphonique comme Ubicentrex s’impose. Cette solution permet aux secrétaires indépendantes de proposer des prestations de gestion des agendas et gérer les appels téléphoniques des clients en toute simplicité.  

La télésecrétaire peut aussi profiter de la fonction d’agenda partagé, afin d’assurer la gestion des agendas de tous ses clients (Notices spécifiques, créneaux, coordonnées contacts, rappel de rendez-vous par SMS ou tél). 

Pour signer les documents et établir la preuve juridique, elle peut penser à la signature sur PDF ou faire appel à des procédures de signatures de documents électroniques (Docusign ou Usign sont des références).