Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante / télésecrétaire ?

Le fait est là ! La secrétaire indépendante est un profil de plus en plus sollicité par les entreprises comme des professions libérales (médecins ou avocats par exemple), non seulement pour la souplesse que ce mode d’exercice offre, tant à l’indépendante elle-même qu’à l’entreprise qui fait appel à ses services, mais également parce que ceux ou celles qui choisissent cette activité le font avec beaucoup de soin, voire un certain dévouement…Toutefois, il est important de répondre à 4 grandes questions avant de faire appel à une téléopératrice indépendante.

Quelles sont les tâches d'une télésecrétaire indépendante ?

La secrétaire indépendante, est un prestataire externe qui s’engage dans différentes missions et les accomplir dûment. En effet, ses clients peuvent lui attribuer des tâches limitées par des délais ou l’engager dans des missions comme :

• La réception des appels dans un cabinet médical ou autre,
• La gestion de tout ce qui est administratif,
• La conception et la mise à jour de base de données,
• Facturation et relance de paiement,
• Organisation des événements…

En tout cas, les tâches dépendent du client et de la spécialité de la télésecrétaire. Sur des plateformes de mise en relation entre secrétaires, plusieurs profils de secrétaires freelances expérimentées sont proposés suivant les besoins.

Quel est le profil type d’une télésecrétaire indépendante ?

Une secrétaire indépendante est avant tout un prestataire de services, qui travaille pour son propre compte dans un cadre légal, et ce, en offrant ses services à des clients, notamment les spécialistes du secrétariat externalisé.

Travaillant à son compte, elle choisit ses clients et a tout intérêt à leur fournir des prestations de qualité. Il n’est donc pas question de vendre ses compétences à un employeur, afin de recevoir un salaire, mais de répondre aux besoins d’un client potentiel en lui vendant une prestation.

Au-delà des compétences requises du métier, la secrétaire indépendante doit avoir de nombreuses qualités pour attirer, fidéliser la clientèle et pérenniser son activité, telles que les connaissances en marketing, fiscalité, en gestion et en droit. Prenons comme exemple la télésecrétaire médicale indépendante, qui apporte une plus-value aux cabinets des médecins qui doivent être à l’écoute de leurs patients et ont besoin d’une gestion permanente de l’agenda médical afin de recentrer sur le propre de l’exercice du métier.

Quelles sont les prestations d’une secrétaire indépendante médicale ?

La mission peut être régulière, pour quelques heures par semaine ou une à deux fois par mois pour s’occuper de telle ou telle tâche, par exemple le classement des papiers pour le comptable.

Les prestations de secrétariat à distance sont variées, dans la plupart des cas, il est question d’assistance administrative et commerciale telle que la mise en page de documents, mise à jour de tableaux (tableaux de bords, ventes, trésorerie…) et de bases de données (clients, prospects…), assistance rédactionnelle pour les courriers administratifs, relances des devis et factures, relations clients et fournisseurs par téléphone. Pour les professionnels de médicaux ou paramédicaux, la secrétaire médicale indépendante s’occupe de la gestion des appels entrants, les rendez-vous médicaux et l’agenda partagé du médecin.

Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?

Choisir d’utiliser les services d’une secrétaire indépendante est une solution plébiscitée par les entreprises. Sur le plan financier, cette alternative permet de réduire les dépenses se rattachant au recrutement d’un salarié ou d’un intérimaire. L’employeur sera ainsi dispensé des charges salariales, des congés payés et des coûts de formation. 

La structure qui fait appel aux services d’une secrétaire à distance gagne en investissement matériel (mobilier de bureau, l’imprimante, du PC ou du poste téléphonique), c'est -à -dire qu’il y aura moins de frais de fonctionnement à couvrir. Mais le principal avantage est d'avoir un prestataire externe disponible prêt à travailler en urgence.

Faire appel à un service de secrétaire indépendante pour les professionnels de santé est une véritable aubaine, comme l’a démontré la période d’épidémie de COVID ces dernières années. Cette solution permet aux médecins de l’engager pour une mission ponctuelle ou de manière régulière pour un petit volume horaire, parfois indéfini. Les prestations d’une télésecrétaire médicale sont très demandées dans le secteur sanitaire, souvent dans le but de gérer les rendez-vous médicaux et la réception des appels. Côté dépense, ceci peut s’avérer intéressant, la télésecrétaire est payée à l’appel par le call center médical qui fait appel à ses services … Encore est-il important de rappeler que cette alternative accorde aux médecins, ou entreprises l’opportunité de ne pas s’engager sur la durée. Le professionnel de santé peut ainsi lui déléguer certaines tâches aux moindres coûts, ce qui lui permet de prévoir à l’avance ce que va coûter cette opération, une fois le devis établi au préalable. 

Par ailleurs, En tant que prestataire, la secrétaire freelance/télésecrétaire a tout intérêt à respecter les délais conclus avec ses clients, afin de gagner leur confiance et les fidéliser. Quant aux tâches attribuées, elles doivent correspondre à ce qui a été convenu entre eux. En tant que professionnelle, une secrétaire indépendante est tenue à la confidentialité des données patients qui lui sont confiées.